Aj vám sa na stole kopia dokumenty, faktúry či neotvorená pošta? Túto kopu potom len presúvate z miesta na miesto a hovoríte si, že zajtra ju už naozaj roztriedite? Pri pohľade na haldu papierov však pociťujete stres a cítite sa rozrušene. Poradíme vám, ako si urobiť poriadok v dokumentoch bez toho, aby ste sa pri tom cítili zle.
Nezáleží na tom, či si potrebujete urobiť poriadok v pracovných alebo osobných dokumentoch. Dôležité je, aby ste si na organizáciu papierov vymedzili dostatok času. Pustite si k tomu obľúbenú hudbu, vďaka ktorej sa budete cítiť lepšie.
Pri triedení použite farebné samolepiace bločky
V prvom rade si musíte všetky dokumenty roztriediť podľa oblastí, ktorých sa týkajú. Aby ste v tom mali poriadok, pomôžu vám farebné samolepiace bločky. Pre každú farbu bločka si môžete určiť jednu oblasť (faktúry, zmluvy, dokumenty z banky). Nalepte bločky na dokumenty, ktoré nájdete a ktoré si chcete archivovať.
Zakladače ako základ organizácie dokumentov
Pri triedení dokumentov budete potrebovať predovšetkým zakladače alebo šanóny. Ideálne bude, ak si vyberiete zakladače rôznych farieb. Každú farbu vyčleňte na konkrétny typ dokumentov, aby ste v nich mali poriadok. Keď máte dokumenty vytriedené, vložte ich do euroobalov a následne do šanónov. Začnite tými najstaršími, prípadne tými, ktoré potrebujete najmenej. Nezabudnite si na zakladač napísať, aký typ dokumentov sa v ňom nachádza. Môžete použiť farebné perá, popisovače alebo zvýrazňovače.
Spisové dosky a zakladacie obaly pre menší počet papierov
Ak máte dokumentov menej a zakladač by bol zbytočne veľký, použite napríklad zakladacie obaly. Pre archiváciu papierov sú vhodné aj spisové dosky. Taktiež si vyberte jednu farbu obalov alebo dosiek pre konkrétny druh dokumentov.
Zásuvkové boxy a kartotéky na uschovanie dokumentov
Keď už si všetky dokumenty vytriedite, je dôležité nájsť im správne miesto, kde ich budete skladovať. Na archiváciu menšieho počtu dokumentov vám postačí napríklad plastový box s otváraním spredu alebo rôzne zásuvkové boxy. Pre veľké množstvo dokumentov vám poslúžia kartotéky alebo skrinky.
Čo by ste mali mať na pracovnom stole
Keď ste sa zbavili dokumentov, ktoré vám zaberali miesto na pracovnom stole, teraz je čas usporiadať aj ten. Na pracovnom stole si ponechajte odkladač, do ktorého budete ukladať dokumenty, ktoré musíte mať po ruke. Nezabudnite si zaobstarať stojan na perá, aby ste mali všetky písacie potreby poruke a nemuseli ich zháňať po celej kancelárii. Vhodnou pomôckou je tiež stojan na vizitky. Ak budete chcieť odovzdať niekomu svoju vizitku, máte ju hneď pred sebou..
Vďaka týmto tipom budete mať odteraz vo svojich dokumentoch poriadok. Pri kúpe zakladačov alebo iných pomocníkov na archiváciu si vyberajte také, ktoré sa vám páčia. Na organizáciu dokumentov sa budete doslova tešiť.
